Poco hemos hablado en este espacio de finanzas y contabilidad. Pero… ¿Qué tan importante es poder conocer los números y sus comportamientos, al momento de medir el rendimiento de mi parque o sistema de parques?

Lo que no podemos medir, no lo podemos controlar. No podemos seguir diseñando y construyendo, aquello que no podamos mantener y operar. Todo es la información y en Dios confiamos.  Estas son algunas frases que hemos venido promoviendo desde la ANPR y que en el episodio de hoy les daremos sentido.

Te damos la bienvenida a este el episodio 36 de Podcast Parques.  El día de hoy vamos a hablar a profundidad de finanzas y contabilidad, pero desde un enfoque práctico cuando se trata de administrar y gestionar espacios públicos.

Visitantes, ingresos propios, rentas, concesiones, donativos, programación, eventos, estos son algunos de los elementos que definen los ingresos dentro de los estados financieros de nuestros parques.  Al mismo tiempo que conceptos como nóminas, gastos operativos, gastos de mantenimiento y el reemplazamiento de equipamientos forman parte de los egresos que hay que tener controlados y hacerlos eficientes.

Hoy le vamos a tomar una radiografía financiera al parque… ¿Quieres saber de qué está enfermo el tuyo? Quédate a descubrirlo, que ya comenzamos.

El Concepto de la Sostenibilidad Financiera

He podido comentar en episodios anteriores que parte de mi atención como consultor en parques urbanos en los últimos 10 años, ha estado enfocada al diseño participativo, la construcción comunitaria y a un tema en específico en el que nos hemos especializado y que ha terminado siendo muy enriquecedor en nuestra vida profesional que es la Sostenibilidad Financiera.

Antes de empezar con los elementos de nuestra radiografía financiera, voy a explicar qué es este término y cómo se está utilizando en muchas partes del mundo.  Es más, empecemos primero por decir lo que no es la sostenibilidad financiera.

La sostenibilidad financiera de un parque urbano o espacio público no es.

• El dinero que invierto como gobierno para darle mantenimiento al parque
• Ingresos que recibí de un evento que organizamos
• Un patrocinio o un donativo de alguna empresa o persona física
• Los recursos que obtengo de las clases, cursos o talleres que impartimos
• El pago de los estacionamientos
• La renta del carrito de helados, hot dogs o el restaurante

La Sostenibilidad Financiera no es ninguno de estos conceptos que acabo de mencionar… la Sostenibilidad Financiera es la utilización y el balance de todos ellos y sus capacidades de ejecución en el espacio público como opciones de ingresos.  ¡En palabras más llanas… poner los huevos en muchas canastas!

Esto que acabo de mencionar no está completo… el concepto es redondo cuando tengo control eficiente de mis egresos y soy capaz de proyectar un crecimiento ordenado en el tiempo a partir de crear reservas para reemplazar lo que en algún momento deje de funcionar.  ¿Vaya problema entonces no? Y es que ante el panorama de la falta de continuidad en nuestras dependencias municipales… ¿Cómo poder meterle orden a esto?

Ojo, no hay o no debe de haber en este concepto, ni falta de responsabilidad por parte de los gobiernos para utilizar de manera responsable los impuestos de los ciudadanos en los parques a la hora de su construcción, pero tampoco debe de haber una falta de cuidado en el manejo y operación de estos. Sobre todo, cuando se está hablando de utilizar todas las potencialidades del parque para generar vida pública.

7 Principios de la Sostenibilidad Financiera

Lograr una buena gestión en el parque es resultado de la aplicación de un balance correcto en las técnicas de sostenibilidad financiera. ¿Y esto para qué me puede servir?

Aquí te compartimos los 7 Principios de la Sostenibilidad Financiera los cuales debes de considerar al momento de planear tu ejercicio financiero.

1.- Aumentar usuarios y uso.  Lo hemos comentado en ocasiones anteriores dentro de Podcast Parques; no hay nada más importante cuando hablemos de espacios públicos, que promover el número de usuarios y el tiempo de permanencia en el parque.

2.- Ampliar tu oferta de programación.  En el episodio 8 de Podcast Parques te compartimos herramientas para construir un programa de recreación.  Las finanzas del parque están íntimamente ligadas a la oferta de clases, cursos, talleres, torneos y eventos que el mismo puede ofrecer.  Además, todo esto ayuda a que se cumpla el principio 1.  Entre más amplia sea nuestra oferta de programación más segmentos poblacionales y horarios podemos cubrir.

3.- Ofrecer precios más competitivos.  Échate un clavado al episodio 27 donde hablamos de los beneficios totales de los parques.  Entre estos beneficios están los ahorros directos. Este concepto está íntimamente ligado al potencial del parque al momento de ofertar servicios a la comunidad a un costo más económico que un privado o en el mejor de los casos, de forma gratuita.

4.- Diversificar tus ingresos.  Es importante que descubras el potencial del parque; al hacerlo podrás conectar con nuevos públicos, ampliar tu oferta de servicios y generar economía mientras rentabilizas las diversas áreas del parque.

5.- Hacer eficientes tus egresos.  Al conocer de manera profunda tu operación vas a poder hacer un mapa de tus procesos, elevar sus estándares y poder medirlos y evaluarlos de mejor manera.

6.- Ampliar tus proyectos de capital.  ¡Ah cómo nos duele el tema de los proyectos de capital! Bueno, pues esto puede dejar de ser un dolor de cabeza.  El parque debe de contar con herramientas de mediano y largo plazo que nos permitan planear de manera correcta el momento justo en el cual debemos de establecer un proceso para un proyecto de capital.

7.- Proyectar un crecimiento ordenado y sostenido.  Al final del día todo se resume en éste último principio.  Todo esto que debemos de hacer es para poder crecer y hacerlo de manera sana.  Un plan de sostenibilidad financiera nos debe de permitir generar las condiciones para no comprometer el futuro del espacio, sino mas bien, poder contar con los recursos necesarios para en la medida de lo posible, operarlo.

 

Lo que hay que tomar en cuenta

Ya sabemos ahora qué es y qué no es la Sostenibilidad Financiera, el punto de partida ahora es saber con qué información contamos.

Para empezar, hay que entender que es muy diferente un plan de sostenibilidad financiera para un sistema de parques que para un parque en específico.  Cada parque es distinto, sobre todo cuando hablamos de parques de escala media y grande.

Los parques barriales como parte de un sistema, tiene un tratamiento diferente, pero no por esto están condenados… de hecho puedes revisar el episodio 12 de Podcast Parques donde hablamos de las diferentes oportunidades para estos espacios.

Independientemente si hablamos de un sistema o un parque en específico, los elementos que tenemos que analizar, cuándo se trata de indicadores e información, son muy similares. ¡Lo que varía totalmente es su aplicación… ésta sí debe de ser por parque! ¿La razón? Todos los parques son diferentes en tamaños, vocaciones y ubicaciones.  Esto condiciona las capacidades en la generación de ingresos y complica también la operación y mantenimiento.

Pero bueno, por algún lado tenemos que empezar.  Lo recomendable es generar pilotos y sobre los pilotos poder hacer procesos que después extendamos a otros espacios.  Por esta razón es que cuando hablamos de sistemas, las oportunidades de sostenibilidad financiera tienen que ser eso, un catálogo de opciones.  Cuando hablamos ya de un parque en específico, es entonces que, de acuerdo con el tamaño y la vocación, podemos orientar los ingresos y hacer eficientes los egresos.  A ver… ¡Vamos a explicarlo con manzanitas!

Mide… mide todo el tiempo.  Visitantes semanales, mensuales y anuales.  La única forma en la que puedes planear una oferta y calcular tus egresos, es proyectar para cuántas personas lo harás.  No me sirve nada hacer un pastel para 50 personas, si a mi fiesta solo van a llegar 10.

Recluta y selecciona a los mejores.  Hacer eficiente tu operación depende en un gran porcentaje de tu organigrama y el talento que trabaja para el parque o sistema de parques.  ¡Si tu nómina es o representa un muy alto porcentaje de tu costo de operación… cuidado! Necesitas hacerla más eficiente, pero ojo… tampoco tanto que debilites el servicio al cliente.

¡Marquetea! ¿Se puede esa expresión?… bueno, usemos la mercadotecnia, la comunicación, la investigación de mercados y las relaciones públicas.  Los cañones nos dicen que entre el 4 y 6% del presupuesto de operación del parque se debe de ir a actividades de promoción y mercadeo. ¿Qué tan bien estás vendiendo tu parque? ¿Qué tanto mides el servicio al cliente y su satisfacción? ¿Qué tan bien y con cuantos canales te estás comunicando con la comunidad?

Y por último y antes de pasar a la lectura de la radiografía financiera del parque… tienes que desarrollar políticas que puedan normar el funcionamiento de tu espacio.  Tan amplias y variadas como puedas.  Qué hablen de tus asociaciones, de tu programa de voluntariado, de tu programa de becas. Qué apliquen para el establecimiento de tus precios, para fijar un porcentaje en la recuperación de tus costos cuando se trate de actividades recreativas… en fin, que puedan darte un marco de referencia y acción.

 

La Radiografía Financiera

Vamos a pasar finalmente a hablar de los elementos que deben de contener tus estados financieros; y en realidad el contenido no es muy diferente a otros estados financieros que se utilizan para administrar otro tipo de espacios ya sean públicos o privados.  Lo que va a ser importante es lo que al final enumeraremos como supuestos financieros.

Ingresos

Aportaciones de Gobierno – Existen las municipales, estatales o federales.
Programación y recreación – Clases, cursos, talleres, torneos y eventos.
Concesiones – Existen de alimentos, de productos, recreativas, deportivas y de servicio.
Donativos – Puedes revisar el episodio 20 de Podcast Parques – Filantropizando Mi Parque donde explicamos a detalle todas las oportunidades que un parque tiene en este rubro de ingresos.
Patrocinios – Toda la actividad comercial que el parque pueda o deba generar.  Es importante apoyar esta estrategia con una política de patrocinios muy bien definida.

Egresos

Nómina – Toda la carga laboral ya sea de tiempo completo, de tiempo parcial y de voluntariado que pueda arrojarnos un gasto.
Gastos Administrativos – Papelería, mobiliario de oficina y equipo de cómputo, capacitación, uniformes, internet, servicio contable, etc.
Gastos Operativos – Energía, telefonía, agua, equipo de seguridad, seguros, recolección de basura, consumibles de limpieza y materiales para el área de programación.
Gastos de Mantenimiento – Refacciones, equipo y herramientas, combustibles y reparaciones.
Gastos de Comercialización y Mercadotecnia – Publicidad y promoción en medios digitales e impresos, equipo fotográfico, promocionales, etc.

Reservas y Proyectos de Capital

Que viene después de los ingresos y egresos… si, posiblemente un flujo positivo que se traduciría en utilidad o un flujo negativo que se traduciría en pérdida.  Aquí lo importante es que podamos establecer en nuestro esquema primero.

1. Un remanente o reserva de al menos el 10% del flujo acumulado que nos tiene que servir para los tiempos de vacas flacas, como estos que ahora estamos pasando con la pandemia que han hecho que muchos parques vean comprometida su operación.
2. Después del remanente, debemos alinear en nuestra proyección, los diversos proyectos de capital que el parque va a necesitar con el paso de los años. Esto es fundamental… sin recursos para modifica o reemplazar los diversos equipamientos, atracciones o servicios de nuestro parque, estaremos comprometiendo el futuro de este.

Después de las reservas y los proyectos de capital, entonces es que tendríamos que haber logrado que el numerito se vea en color negro, esto significa, que tengamos utilidad.

El objetivo de los parques, cuando se trata de la sostenibilidad financiera, no es crear utilidad.  Si nuestro parque tiene dentro de sus vocaciones y potencialidades la capacidad de generarla, puede ayudar a otros parques de la ciudad que no la tengan… este concepto lo conocemos como Parque Padrino.

Supuestos Financieros

El poder contar con una buena proyección financiera, basada en un buen balance entre la captación de ingresos y una eficiencia en el manejo de egresos, debe de estar apoyada por los supuestos financieros.  Estos enunciados deben de marcar la forma en la cual los administradores de los parques, debemos de manejar el presupuesto de operación y en general la gestión de este.

Estos están divididos en:

Supuestos de precios
Supuestos de gastos e ingresos
Supuestos de operación

Profundizaremos más en ellos en otro episodio de Podcast Parques.

Justificación al tema de la Sostenibilidad Financiera

No hay debate en relación con si el espacio público debe de recibir todo el apoyo del estado.  Dentro de las responsabilidades de los gobiernos está procurar las condiciones necesarias para que los impuestos de los ciudadanos se destinen a estas labores.  Lo que tratamos siempre de decir, es que el problema es mucho más complejo de lo que parece.

Tenemos mucho que aprender y hacer y sin duda nos va a llevar varias décadas tratar de encontrar aquellas fórmulas y procesos que nos garanticen que eso pueda suceder.  Parte de lo que hablamos el día de hoy, forma parte precisamente del proceso completo.

Mientras logramos establecer estos procesos, tenemos que empezar por espacios determinadnos de nuestra ciudad, como lo dijimos anteriormente, por pilotos.  Mucho nos puede ayudar tomar en cuenta las siguientes recomendaciones cuando discutamos en comunidad el tema de sostenibilidad financiera aplicado a los espacios públicos.

1.- Los ciudadanos demandan más y mejores espacios públicos y de recreación de calidad.

2.- Los espacios públicos, enfrentan uno de los mayores retos debido al acelerado crecimiento de las ciudades y la falta de planeación, diseño y presupuesto de los gobiernos municipales y estatales.

3.- La vocación del desarrollo sostenible de un espacio público está orientado a elevar los indicadores de rentabilidad social tales como la salud, la economía, el cuidado del medio ambiente, la seguridad pública y la cohesión social, pensando en mejorar la vida pública… no en buscar la utilidad por simplemente buscar la utilidad.

4.- Hay que invertir en desarrollar Modelos de Gestión integral que ayuden a lograr la independencia financiera y de operación. Hay parques en nuestras ciudades que tienen las condiciones para hacerlo.

5.- Hay que generar los mecanismos que den certeza jurídica y condiciones legales para inversionistas, donadores, patrocinadores, organizadores de eventos, concesionarios y promotores de actividades recreativas para poder desarrollar modelos exitosos dentro de nuestros parques.

Si te interesa saber más de este apasionante tema o quieres comenzar el camino en el establecimiento de un proceso integral de sostenibilidad para tu parque o sistema de parques, me puedes mandar un correo a lu**@pa*************.org y con mucho gusto podemos platicar y buscar las mejores opciones.

De la misma forma y como en todos los episodios de Podcast Parques, te queremos invitar a unirte a nuestra comunidad, la más grande y especializada en toda América Latina.  Ingresa a www.anpr.org.mx y conoce todos los recursos gratuitos que tenemos disponibles para ti y también, todo lo que de forma exclusiva tenemos para nuestros miembros.  Si aún no eres uno de ellos, ¿Qué estás esperando?

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Gracias, muchas gracias por escucharnos y ayudarnos a compartir este movimiento… cada vez que lo haces ayudas a otra persona a conocer mas de nuestra labor y su importancia dentro del sector de parques urbanos en América Latina.

Nos escuchas la próxima semana en otra emisión de Podcast Parques.

Recursos:

• Podcast: Filantropizando mi parque – el arte del donativo 
• Podcast: Las Claves de la Sostenibilidad Financiera 
• Webinar: Asociaciones público-privadas como herramienta a la implantación y conservación de parques
• Revista Parques: Canchas de futbol 7 – Genera recursos para tu parque