La mejor herramienta para socializar tu proyecto
Hemos trabajado mucho con Planes Maestros y recientemente, en los últimos 10 años lo hemos hecho con Planes de Sostenibilidad, Planes de Operación y Mantenimiento y Planes de Recreación… pero ¿Qué es un Plan Comunitario y cómo esta herramienta me puede ayudar a socializar mi proyecto de parque urbano?
Este es el episodio 77 de Podcast Parques, y como cada semana te damos la bienvenida a este espacio que está diseñado para poder compartir tips, consejos y aprender de las mejores prácticas en la industria de los parques urbanos, los espacios públicos y la recreación.
Hoy te vamos a compartir un recurso super valioso cuando se trata de la socialización de un proyecto – paso en la línea del legado clave para el éxito de este. Los Planes Comunitarios son herramientas novedosas que reúnen diversas características y argumentos del diseño participativo, pero también de la planeación estratégica.
El contar con herramientas y procesos no es un capricho o algo sin importancia; tenemos claro también que lo que no queremos es llenarnos de documentos de buenas intenciones que terminan en un cajón sin muchas veces usarlos para sus fines. Un justo medio es lo que debemos de buscar en herramientas de planeación que nos permitan llegar a ejecuciones mejor logradas.
En las últimas décadas la industria de parques urbanos, recreación y espacios públicos ha echado mano de algunos de estos recursos, muchos de ellos surgidos de las necesidades propias de los espacios y la falta de procesos.
Cuando hablamos de diseñar y conceptualizar un espacio no nos debe ni puede faltar un Plan Maestro; la gran guía para la conceptualización y diseño de un parque. Cuando estamos buscando opciones para poder operar, mantener y gestionar nuestros espacios, nos apoyamos de los Planes de Sostenibilidad Financiera los cuales incluyen apartados inclusive relacionados al marketing y al servicio al cliente.
De la misma forma tenemos los planes de recreación, que proponen activar nuestros espacios a partir de una guía de contenidos y programas propios de la vocación de nuestro parque; lo mismo pasa con los planes de operación y mantenimiento o planes de manejo, documentos específicos que nos pueden ayudar a mantener estándares específicos de calidad y operación.
Todos estos planes están diseñados y te recomendamos mucho que los uses y promuevas, pues son herramientas ideales para ayudar a impulsar el desarrollo ordenado de nuestra industria.
Pero antes del Plan Maestro, el Plan de Sostenibilidad y todos sus compañeros… y sobre todo cuando estamos en la etapa de planeación de nuestro parque, es importantísimo contar con una herramienta que nos permita socializar el proyecto. Si recuerdas nuestra línea de legado, en las notas del podcast te dejamos la liga de ese episodio de podcast parques, junto con el análisis del sitio, el diseño participativo juega un papel fundamental que promueva los valores y querencias de una comunidad hacia el diseño de sus espacios.
Recientemente y como parte de la investigación y la búsqueda de mejores prácticas en nuestra industria, nos topamos con los Planes Comunitarios – estrategias integrales de comunicación y relaciones públicas, que puede lo mismo promover nuestro espacio como proteger su narrativa social. Hoy te vamos a contar sobre sus principales componentes y su importancia al momento de visualizar nuestro espacio en un largo plazo.
Desarrollo
Lo primero que habría que hacer sería definir que es un Plan Comunitario; para este fin podríamos decir que un Plan Comunitario es el documento principal de estrategia y planificación que refleja la visión, valores, aspiraciones y prioridades de una comunidad a largo plazo sobre un proyecto; en este caso de parque urbano o espacio público.
Empecemos hablando de la visión, que es al final del día lo más importante cuando hablamos de la construcción de una narrativa comunitaria y de los procesos sociales. Esta debe de ser de largo plazo y reflejar los valores principales de la comunidad. La visión puede estar construida a partir de preguntarnos quienes somos, que aspiramos, como pensamos lograrlo y cómo nos visualizamos al cabo de un periodo de tiempo determinado.
El aspecto más importante de la preparación de un Plan Comunitario es involucrar genuinamente a la comunidad y reflejar sus deseos y necesidades. Aquí es donde el diseño participativo y el análisis del sitio juegan un papel fundamental. Este es un proceso continuo de ida y vuelta en donde para obtener buenos resultados, es importante seguir buenos procesos, buenas técnicas y contar con equipos especializados para ello.
Si tuviésemos que dividir un Plan Comunitario, podríamos hacerlo en 4 partes fundamentales. Al final te explicaré también otros ingredientes que lo componen, pero por ahora vamos a centrarnos en lo más importante.
Parte 1 – El Contexto
En este primer apartado debemos establecer algunos de los antecedentes de nuestro proyecto; su historia, la demografía de la zona, contexto local y/o regional y las tendencias futuras para el plan.
Algunos de los principales apartados que puedes desarrollar en esta sección son:
- Ubicación de tu proyecto. Cuando se trata de parques urbanos de escala media a grande, que puedan tener cobertura incluso de ciudad, es importante ubicar nuestro espacio en la mente de los lectores del Plan Comunitario.
- Historia comunitaria – cómo surgió, sus liderazgos, los principales acontecimientos. Siempre hemos comentado lo largos que pueden ser los procesos sociales; es importante contar la historia y poder llevar registro de ella en este plan, así los lectores podrán identificarse con los actores y ser mucho más empáticos.
- Quiénes viven en la zona. Cuenta en tu Plan Comunitario y sobre todo obtén datos previamente de encuestas y censos, quienes viven en la zona, como es la distribución poblacional, quienes tienen que y quienes no lo tienen. Toda esta información le ayudará a los lectores a ser sensibles sobre las necesidades que el proyecto cubrirá y cómo ellos como ciudadanos se pueden reflejar en sus vecinos y comunidad.
- El Plan Comunitario debe de ser una guía a partir de la cual las autoridades pueden expresar o enmarcar sus responsabilidades en la planificación de los parques urbanos. Conocer el contexto de esta realidad a través del plan es importante para poder cuadrar los planes públicos con los comunitarios.
- Por último, es importante hablar de los parques urbanos y sus usos cambian continuamente y las tendencias de nuestra industria y en general de las ciudades tienen que ser tomadas en cuenta al momento de comunicar las intenciones del proyecto.
Parte 2 – Participación Comunitaria
La segunda y quizás la más importante parte del Plan Comunitario es la Participación Ciudadana – Columna Vertebral de todo proceso. Aquí es donde debes de explicar cómo se involucró la comunidad como parte de la preparación de tu plan. Este paso es súper importante porque la información generada a partir de la comunidad termina siendo la que se utiliza en la parte 3, que es la estrategia.
En esta sección debemos poder describir todas las acciones que llevamos a cabo para poder involucrar a la comunidad. Para poder empezar a construirla es importante que expliques:
- Lo que te propusiste hacer y lo que al final hiciste.
- Lo que escuchaste y observaste sobre las aspiraciones y la visión de la comunidad.
- Lo que escuchaste y observaste sobre las expectativas de la comunidad hacia el proyecto.
Vamos por partes explicando cada una de estas importantes etapas.
Lo que nos propusimos hacer:
Aquí debemos de explicar cómo fue el proceso de participación. Cómo lograste establecer los objetivos de informar, educar, establecer relaciones y fomentar capacidades en la comunidad. En este paso siempre es importante lograr una participación anticipada, ser flexibles, proporcionar opciones y considerar la experiencia de la comunidad, recuerda que la comunidad es la experta.
Lo que al final lograste hacer – Esto se divide a su vez en dos secciones posibles
Sección 1. Herramientas de Información y Comunicación
En esta sección es importante que expliques lo que representó el proyecto de participación comunitaria. Describe de manera breve todas las opciones que se ofrecieron y con cuanta participación se contó al final del proceso. Aquí es donde diversas herramientas que hemos mencionado en muchos episodios de Podcast parques deben de ser usadas; entre las principales se encuentran:
- Aplicación de encuestas
- Técnicas de conteo por observación
- Grupos focales por grupos poblacionales o sectores
- Talleres de diseño participativo
- Reuniones vecinales
- Comunicación por redes sociales, correo electrónico y página web
Sección 2 – Síntesis, Análisis de la Información y Validación Social
En esta sección deberás explicar de manera muy breve los resultados que se obtuvieron de las interacciones sociales con la comunidad como las juntas de vecinos o el uso de herramientas de comunicación como el correo o las redes sociales; de la misma forma los resultados expresados en tablas o gráficas, que le permitan al lector tener una mejor y más fácil comprensión, de los datos más relevantes resultado del análisis.
Por último, hay que contar cómo se dieron los acuerdos finales al momento de presentar los resultados a la comunidad. Este es sin duda el momento más importante del proceso.
Parte 3 – La Dirección Estratégica
La parte 3 del Plan Comunitario representa el componente de dirección estratégica del mismo. En esta parte, los aportes de la Parte 1 – Contexto y Parte 2 – Compromiso Comunitario se unen para informar el futuro del proyecto.
En esta sección del Plan Comunitario deberás exponer principalmente ingredientes fundamentales de tu proyecto como lo son:
1- Introducción y glosario de término – Hay que explicar con manzanitas el proyecto.
- Valores del grupo promotor
- Visión y Misión del grupo promotor
- Los resultados estratégicos obtenidos de todo el proceso social
- Las iniciativas estratégicas resultado de todo el proceso.
La dirección estratégica es la parte más importante (definitivamente la más emocionante) del Plan Comunitario. Es emocionante porque estarás comenzando de muchos años que dará como resultado el proyecto de parque urbano que has estado soñando. Los valores, la visión, la misión y los resultados estratégicos representan la forma en la que el proceso se llevó a cabo.
Parte 4 – Aplicación
Hemos llegado al final del contenido del Plan Comunitario. En esta sección deberás describir el cómo el grupo promotor logrará su objetivo. Aquí deberás incluir la medición del progreso que tu proyecto vaya logrando, las implicaciones de los recursos necesarios para lograrlo y la gestión de los riesgos que lo pueden poner en peligro.
Es en esta sección donde se traslapan el Plan Comunitario y el Plan de Sostenibilidad y este último entra en acción. Revisa las notas del Podcast donde te ponemos varios de los episodios de Podcast Parques donde puedes consultar información sobre la sostenibilidad financiera y los modelos de gestión.
Conclusión
La preparación del Plan Comunitario es el recuento del proceso de participación comunitaria que tu proyecto debe llevar a cabo para poder promoverse y protegerse. Involucra plenamente a los residentes, vecinos y a todas las partes interesadas en la intensa búsqueda de entender sus necesidades y deseos con el fin de recopilar información para construir tu Plan. Este debe reflejar de manera fidedigna las expectativas colectivas de la comunidad.
Contar con Plan Comunitario representa el comienzo de tu viaje. Convertir la visión en realidad, cumplir con tu misión y trabajar para crear los resultados estratégicos son los siguientes pasos esenciales. ¿Cómo harás para rendir cuentas en el futuro sobre tu ambicioso plan? Esa es una de las preguntas más importantes y por lo cual este plan es el inicio de muchas cosas.
Para que tu viaje y el del grupo promotor permanezca intacto y no te vayas a estrellar, debes preparar un informe anual del progreso del mismo para la comunidad; este debe mostrar el progreso del proyecto y sus principales resultados.
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