¿Cómo poder resolver el complicado tema del mantenimiento en nuestros parques? ¿Cómo a través de un plan de mantenimiento podemos establecer estándares, mejorar procesos y elevar la rentabilidad?
El día de hoy vamos a hablar sobre un tema por demás complejo. Los escasos recursos económicos, la falta de empresas especializadas en brindar servicios de mantenimiento, el costo de los equipos y la falta de cultura por invertir en equipamientos de alta calidad, son algunos de los retos que enfrentamos en la industria en el tema del mantenimiento.
Cuando hablamos de mantenimiento en los parques urbanos y espacios públicos tenemos que hablar de presupuestos y de procesos. La falta de recursos y la poca profesionalización del personal encargado de estas labores en nuestras ciudades nos lleva a reaccionar en vez de trabajar sobre un plan.
El establecimiento de estándares de operación y mantenimiento, así como su revisión, auditoria y constante actualización, debe de ser un concepto que forme parte del trabajo diario en nuestros parques .
Debemos de clasificar los espacios de acuerdo al tipo de uso y su vocación, entendiendo si este uso es considerado “uso pesado” y si el área está desarrollada, o el uso es “ligero” y el área no está totalmente desarrollada. Cada una de estas áreas deberá ser asignada a una serie de estándares específicos de mantenimiento incluyendo la frecuencia y la calidad.
Dentro del grupo de estándares más reconocidos en sistemas de parques donde podemos recoger las mejores prácticas internacionales están los estándares legales y de seguridad y los estándares relacionados a los planes de mantenimiento preventivo.
Dentro de los estándares legales y de seguridad es recomendable revisar periódicamente aquellos relacionados a licencias de uso, regulaciones sanitarias, regulaciones que establezcan las áreas de protección civil y medidas generales de seguridad; especialmente cuando hablamos de atracciones o amenidades relacionadas a los niños, al uso del agua, concesiones o parques zoológicos.
Hablando del mantenimiento preventivo, se establece el poder contar con un plan anual periódico que incluya inspecciones programadas, reportes de reparaciones y reemplazos de equipamiento o infraestructura y manejo de activos. Esto incluye certificaciones, chequeos y pruebas óptimas basadas en estándares de la industrial, leyes locales, y requerimientos de la ciudad o los fabricantes. Todo esto con la idea de extender la vida útil de las instalaciones y poder devengar las inversiones.
Contar además con un plan de manejo de flotas para vehículos de trabajo, así como un manual de políticas para la administración de equipos, materiales, herramientas y suministros, puede ayudar a tu parque o sistema de parques a poder eficiente gastos y prevenir el cambio temprano de los equipamientos.
Pero, ¿Cuánto nos cuesta poder hacer nuestra labor de mantener nuestros parques, si tenemos que cumplir con un presupuesto acotado, si tenemos que lograr ser eficientes con su ejecución y si tenemos que rendirle cuentas a nuestros superiores?
¿Cómo poder justificar el querer hacer algo diferente cuando siempre lo hemos hecho de la misma manera? Cuando tenemos una responsabilidad que implica utilizar los recursos de manera ordenada y con transparencia.
¿Cómo poder establecer nuevos proyectos de capital en nuestros parques si no sabemos cuanto nos va a costar mantenerlos y cómo lo haremos? ¿Estamos entendiendo realmente lo que cuesta establecer un nuevo proyecto? No estamos hablando definitivamente del costo de la planeación y la construcción.
El costo de un proyecto se refleja a largo plazo en su mantenimiento, operación y reemplazo. Ahí es donde está uno de nuestros principales problemas… como lo hemos dicho anteriormente, no podemos seguir diseñando y construyendo, aquello que no podremos mantener.
Sobre las instalaciones que ya existen en nuestros parques, la respuesta más inteligente es el establecimiento de un Plan de Mantenimiento que cubra de la A a la Z y que nos ayude a tener un parque de 10 de calificación. Este plan deberá cubrir el mantenimiento de las atracciones, amenidades, la tierra y los programas del espacio.
¿Qué nos va a permitir contar con un Plan de Mantenimiento?
1.- Maximizar el presupuesto de operación
2.- Maximizar la experiencia de uso
3.- Aumentar la seguridad y el disfrute del espacio.
4.- Maximizar la protección de los recursos naturales e históricos.
Elementos básicos de un plan de mantenimiento
Personas: Empleados, voluntarios y socios
Debemos de contar con una lista detallada de cada individuo, su posición y su tipo de trabajo.
Activos: Equipamiento, flotas vehiculares, herramientas y materiales
Debemos contar con un inventario de cada uno de estos activos.
Espacios: Lugares y distancia
Debemos contar con un inventario de nuestros espacios públicos y de sus, instalaciones, amenidades, atracciones y servicios, así como su tamaño, distancia y ubicación.
Tiempo: Días, temporadas y años.
Debemos de contar con un programa y calendario de mantenimiento diario y semanal; lo mismo poder dividirlo por temporada y añadirle el tiempo y duración de cada actividad, ubicación y el personal encargado de realizarla.
Actividades: Responsabilidades y resultados esperados.
Debemos de contar con una lista de tareas y actividades priorizadas y conectadas con los objetivos y misión del departamento.
Costos
Debemos de contar con datos reales de cuales son nuestros costos directos como la mano de obra o los materiales y cuales son aquellos que son indirectos. El contar con un Plan de Mantenimiento nos podrá proporcionar datos, información y números que se podrán transformar en estándares.
Estos son los principales estándares internacionales de mantenimiento cuando se trata de parques urbanos y espacios públicos de alto uso.
Pasto o césped
- Mantener siempre la altura pasto según especies y variedad.
- Cortar al menos una vez cada cinco días laborables.
- Aireación según sea necesario pero no menos de cuatro veces al añ
- Resembrar según sea necesario.
- El control de malas hierbas debe ser practicado para que no mas del uno por ciento de la superficie tenga malas hierbas presentes.
Fertilizante
- Aplicar a las especies de plantas según sus requisitos óptimos.
- Las tasas y tiempos de aplicación deben garantizar un suministro uniforme de nutrientes para todo el año
- Los porcentajes de nitrógeno, fósforo y potasio deben seguir las recomendaciones locales. Los árboles, arbustos y flores deben ser fertilizados de acuerdo a sus necesidades individuales de nutrientes para un crecimiento óptimos.
Riego
- Se recomienda contar con riego automatizado.
- Se pueden usar algunos sistemas manuales en circunstancias de lluvias abundantes.
- La frecuencia de riego debe ser normada por las precipitaciones, la temperatura, la longitud estacional y las demandas de material vegetal.
Control de Basura
- Recolectar mínimo de una vez al día, 7 días a la semana.
- Si el parque experimenta visitas extremadamente altas pueden aumentar la frecuencia.
- Los botes de basura deben ser lo suficientemente abundantes para contener toda la basura generada entre el servicio y el desbordamiento.
Poda
- La Frecuencia de poda es dictada principalmente por el tipo de especies y variedad de árboles y arbustos.
- La duración de la temporada de crecimiento y el concepto de diseño también son un factor de control,
Control de enfermedades e insectos
El programa de control puede utilizar cualquiera de tres filosofías:
- Preventivo
- Correctivo
- La gestión integrada de las plagas; la retención de cualquier control hasta que las plagas demuestren daños a los materiales vegetales o se conviertan en un irritante demostrado en el caso de las moscas o mosquitos.
Iluminación
- El mantenimiento debe preservar el diseño original.
- Los sistemas dañados deben repararse tan rápido como se descubran.
- El reemplazo del foco o bombilla debe hacerse durante el primer día de trabajo después de la interrupción del servicio.
Superficies
- El barrido, la limpieza y el lavado de superficies deben hacerse de manera que en ningún momento se presente acumulación de arena, suciedad y lixiviados que puedan comprometer la imagen o seguridad.
- El repintado o reajuste de las estructuras debe ocurrir cuando el clima o el desgaste deterioran el aspecto de la cubierta.
- Las superficies de madera que requieran engrase deben realizarse un mínimo de cuatro veces al añ
- Las manchas en las superficies deben quitarse en un plazo de cinco días laborables.
- El graffiti debe lavarse o pintarse al día siguiente después de la aplicación.
Reparaciones
- Las reparaciones de todos los elementos deben hacerse inmediatamente después de descubrir el problema, siempre que las piezas de repuesto y los técnicos estén disponibles para realizar el trabajo.
- Cuando la interrupción para el público puede ser importante y la reparación no crítica, las reparaciones pueden posponerse a un período de tiempo que es menos perjudicial.
Instalaciones especiales
- Instalaciones tales como fuentes, fuentes de agua, escultura, sistemas de altavoces, arte estructural, postes de bandera o dispositivos de estacionamiento deben de considerarse de alta prioridad en su mantenimiento.
Ahora que hemos hablado de la importancia de contar con un plan de mantenimiento y del estado del arte en cuanto a indicadores o estándares internacionales se refiere, es importante hablar de los costos. Toda acción de mantenimiento generará un costo, estos pueden ser por:
1.- Tarea
2.- Evento
3.- Activo
4.- Experiencia de uso
5.- Hora operada
6.- Hectárea o metro cuadrado.
Para calcular los costos unitarios es importante dividir los costos totales por actividad entre las unidades de la actividad.
Costos Totales por Actividad / Unidades de la Actividad = Costo Unitario.
Los costos unitarios de cada actividad que realizamos en el parque están compuestos por:
- Costos de Personal
- Costos Indirectos
- Costos Administrativos
- Costos de Materiales
- Costos de Equipamientos
- Servicios Contratados
- Costo de los Vehículos
- Costo de Construcción
Al final del día y cómo gran reto en nuestros parques, es importante poder manejar los costos de manteniendo contra los estándares que establezcamos. Puedes tomar como referencia los que te hemos mencionado anteriormente, entendiendo que alcanzarlos debe ser parte de los objetivos de todo espacio público a corto, mediano o largo plazo, si queremos que aspire a proveer siempre un servicio de calidad a la ciudadanía.
Para lograr el establecimiento de estándares es fundamental determinar el nivel de mantenimiento que la amenidad, atracción o servicio necesita por el uso que recibe por parte de los visitantes.
Es importante también que la administración del parque pueda determinar qué mantenimiento deberá ser hecho por su personal o cuál deberá ser subcontratado a un privado.
Finalmente la relevancia que toma el talento humano al poder contar con el personal correcto, con las habilidades necesarias y contratado a un sueldo justo al que le podamos pedir los resultados esperados.
Resumiendo, ¿Qué beneficios podemos esperar al mejorar nuestros procesos a partir de contar con un plan de mantenimiento, habiendo definido nuestros estándares y con ello los indicadores de desempeño para finalmente ordenar y eficiente nuestros costos?
1.- Documentar las necesidades
2.- Documentar los niveles de mantenimiento
3.- Establecer procesos para la toma de decisiones basadas en evidencia
4.- Desarrollar niveles definidos de servicio para el mantenimiento y la operación.
5.- Contar con procesos mas eficientes en nuestros proyectos de capital.
Establecer un programa eficaz de mantenimiento sostenido que cuente con indicadores y costos estables no es una tarea fácil, pero tenemos la responsabilidad de hacerla por dos razones: el dinero que se utiliza es dinero fiscal, o sea, de los impuestos que tu y yo pagamos, y por que el contar con un buen programa, puede garantizarle a los ciudadanos disfrutar de espacios confortables y seguros que aumenten la permanencia y uso.
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