Como diseñar un programa de recreación

¿Qué es la recreación y cuál es su función dentro de los espacios públicos?
¿Sabías que puedes fondear la operación de tu parque a través de actividades?

El establecimiento de un programa de recreación puede ayudarte a cumplir con la misión última de los parques: ser usados la mayor cantidad de tiempo y por el mayor número de visitantes.

Antes de hablar sobre los elementos que conforman un programa de recreación, es importante entender qué es la recreación y el papel que juega dentro de la activación de los espacios públicos.

Siempre que nos referimos a un parque, nos referimos a un espacio público con vocación recreativa.  Esta puede ser deportiva, cultural, social, de ocio, contemplativa, productiva, etc. Es por lo que las organizaciones que agrupan a profesionales parques y espacios públicos en el mundo utilizan dos palabras: parques y recreación.

Así se fundó la Organización Mundial de Parque Urbanos en los años 60.  Primero comenzó como la Federación Internacional de Parques y más tarde le añadieron la palabra Recreación.

Así se llaman las Asociaciones Nacionales en diferentes países… de Parques y Recreación. En algunos de estos países las municipalidades alinean no solo los programas relacionados a los espacios públicos sino su equipamiento y mantenimiento en Agencias de Parques y Recreación.

La palabra parque representa un activo de la ciudad, la palabra recreación representa la actividad programática que se realiza en él.  En otras palabras… en el parque están físicamente las instalaciones que denominamos servicios, atracciones y amenidades; la recreación representa las clases, los talleres, los cursos, los eventos, torneos, etc.

Para diseñar nuestro programa de recreación primero tenemos que construir el flujo de usuarios y uso. 

Este nos servirá para entender con qué activos contamos en el parque y como relacionarlos a los programas. Puedes hacerlo en un formato de pirámide o de vector; yo te lo explicaré con el de la pirámide.
 

En la base hay que colocar las capacidades físicas del parque: recursos naturales, atracciones, amenidades y servicios: por ejemplo… un lago, un skate park, una cafetería y baños. En el segundo renglón debes colocar los programas: clases de kayak, lecciones de patinaje, la presentación de un libro, etc.  Los servicios como baños te dan la oportunidad de aumentar también la permanencia en la atracción o amenidad y mejoran la experiencia de uso del programa. En el tercer renglón debes de definir y colocar el tiempo que los usuarios permanecerán en el parque haciendo uso de los programas.

Lo segundo y más importante es determinar las prioridades de los usuarios sobre las atracciones, amenidades y programas ya existentes.  Esto lo debes de hacer a través de dos acciones:

  1.  Levanta una encuesta con tus usuarios para obtener información sobre las necesidades insatisfechas y construye con esta información una tabla o “ranking” por prioridades.
  2. Realiza un análisis de importancia; este se deriva de la información demográfica, las tendencias y los comentarios generales de la comunidad.  Puedes construirlo a través de grupos focales. Esta segunda acción puede llevar tiempo y te recomendamos hacerla de manera exhaustiva con asesoría de un especialista. Conocer a tu cliente y sus necesidades es la parte más importante al momento de diseñar no solo un programa recreativo sino un proceso integral para el desarrollo de un espacio público.

Si quieres conocer más sobre el proceso de Diseño Participativo puedes acceder a Podcast Parques Episodio 5 – 9 Errores en el diseño participativo.

 

Hablemos ahora de como diseñar tu programa de recreación

Para hacerlo es importante que utilices una hoja de cálculo… vamos a explicarlo paso a paso.

1.- Construye Conceptos.

Recuerda que los programas de recreación deben de agruparse y conceptualizarse. Utiliza conceptos como el arte y la cultura, la naturaleza o el bienestar físico como los grandes conceptos para agrupar tus programas.

2.- Asigna los espacios.

Decide en que atracción, amenidad y/o servicio sucederá o se apoyará tu programa.  Si el programa está conceptualizado como uno de carácter cultural, elige las instalaciones adecuadas para el programa se pueda llevar a cabo.

3.- Establece la duración de la experiencia.

Asigna a cada actividad programática el tiempo correcto.  Puedes hacer un análisis comparativo en otros espacios públicos o privados y establecer los tiempos de tus programas.  Por ejemplo, si vas a realizar un evento como un concierto o una carrera atlética, consulta en tu ciudad la duración de este tipo de eventos y toma como referencia estos tiempos para la realización de tus actividades.  Recuerda que todo al final representará un costo, así que es mejor calcular con precisión.

4.- Segmenta tus públicos

Se incluyente con todos los usuarios del parque.  Desde los niños más pequeños hasta los adultos mayores.  Diseña tus programas pensando en todas las edades y en todas las capacidades.  Se creativo, compara en otros parques y busca cumplir con las necesidades y expectativas a través de ofertar diversidad y buenos precios.

5.- Define el tipo de programa.

Un programa de recreación no es solamente una oportunidad para ofrecerle a los ciudadanos actividades de valor.  Cuando definas tus programas debes de definir si estos serán de entra libre o entrada controlada, es decir con una cuota.

No todos los programas podrán de ser gratuitos o de entrada libre, pero si deben de ser accesibles o más accesibles en precio a lo que un ciudadano pagaría por recibir este servicio de manera privada.  La equidad es muy importante en esta ecuación… un programa de becas puede servirte para poder apoyar a los más necesitados.

6.- Costo por experiencia

La calidad en el servicio de los programas depende en mucho de sus finanzas sanas.  Para poder tener maestros, instructores, facilitadores, árbitros, etc de calidad, debe haber un pago por el servicio.  Lo mismo para el mantenimiento de las atracciones, amenidades o servicios.

El programa de recreación implica ser una de las posibles unidades de sostenibilidad financiera para el parque, así que tendrás que calcular muy bien la rentabilidad que estás esperando tener en cada programa a través de establecer un porcentaje de recuperación de costos.

Dentro de Conexión ANPR, en nuestra biblioteca digital, contamos con una calculadora de costos de recuperación para que puedas financieramente planear cada uno de tus programas con la idea de hacerlos accesibles, equitativos y rentables.

7.- Describe tus programas

Conforme vayas colocando en tu hoja de cálculo el nombre de los programas, el concepto al que pertenecen, los públicos a los que van dirigidos, los horarios en los que se impartirán y los posibles costos, no dejes de colocar una descripción detallada.  Esta te servirá posteriormente para en tu plan de mercadotecnia y comunicación, construir las descripciones para ofertarlos en las redes sociales, por correo electrónico o en los elementos de comunicación internos del parque.

8.- Establece la frecuencia.

Un elemento fundamental en la construcción de la tabla y en la operación completa de tus programas es la frecuencia con lo que sucederán.  Si hablamos de eventos tal vez su frecuencia será anual o semestral, si hablamos de clases tal vez es semana o quincenal;  si hablamos de torneos tal vez esta se trimestral.

Utiliza la frecuencia en tu calculadora de recuperación de costos para poder establecer tu punto de equilibrio.  El juego muchas veces al momento de establecer un programa de recreación es las repeticiones y el volumen.  Esto lo hará rentable y accesible para todos.

9.- Comunica y promueve

El éxito de todo programa de recreación está en la participación de los usuarios.  En tu parque debe de existir un experto o experta en mercadotecnia y comunicación.  Masificar los programas a través de diferentes canales de comunicación, hará que más gente se informe y entusiasme por participar. Entre más participantes en los programas, podrás crecer sus capacidades, recuperar costos con un porcentaje extra que le dé rentabilidad al parque y a su operación y mantenimiento.

Entre más participantes y más horarios activos durante más horas del día vendrán más beneficios para la comunidad.  Aumentará los beneficios en la salud para los que hagan actividades deportivas, se incrementará la apreciación y el cuidado de nuestro medio ambiente para los que les guste la naturaleza y más personas podrán disfrutar del arte y la cultura.  Todo esto sin dejar de mencionar los beneficios económicos y de seguridad que esta estrategia traerá.

10.- Servicio al cliente

Para hacer tu programa de recreación sostenible en el tiempo, es necesario que establezcas un sistema de retroalimentación continua a través de encuestas con los ciudadanos y auditoria con los que ejecutan los programas.  Realiza sondeos con tus usuarios para conocer que piensan de los programas que les ofreces, qué les gusta o qué les gustaría cuando se trate de algo nuevo.

También debes de establecer procesos de calidad continua con tus facilitadores.  Contar con el personal adecuado que atienda a los usuarios del parque es muy fundamental para el futuro de tu programa.

11.- La rentabilidad primero

Realiza una evaluación periódica de cada uno de tus programas.  Si una o varias actividades en tu programa en un tiempo determinado no son rentables, modifícalas o elimínalas.  Todas las actividades del programa de recreación deben de justificarse y no generar números negativos a menos de que exista una estrategia social del parque y cuenten con un subsidio que lo avale.  De otra manera, todas tendrán que ser rentables… esto es lo más importante en el establecimiento de un programa de recreación.

Ahora que hemos recorrido los conceptos básicos en el diseño de un programa de recreación, viene la parte útil.  Una vez que diseñes el tuyo este te deberá servir para:
  1. Aumentar el número de usuarios
  2. Aumentar el número de horas de uso
  3. Auditar, mejorar y potencializar tus amenidades y atracciones
  4. Mejorar tus servicios
  5. Generar empleos
  6. Rentabilizar socialmente el espacio público
  7. Conocer y atender mejor a tu cliente
  8. Contribuir en promover los beneficios del parque

Te recomendamos ver el webinar ¿Qué actividades programar? ¡celebremos el mes de los parques! En el podrás aprender tips y poner en acción todo lo escuchado en este podcast.

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